Definición
Los «Suministros» según el Plan General Contable se refieren a aquellos bienes y servicios que son consumidos o utilizados en el proceso productivo o en la prestación de servicios de una empresa, y que no forman parte del activo fijo. Los suministros son considerados como gastos corrientes y se deducen directamente de los ingresos brutos para obtener el resultado neto de la empresa.
Características
A continuación, se presentan las cinco características clave de los suministros:
- Consumibles: Son productos o servicios de naturaleza consumible, lo que significa que se agotan o se utilizan gradualmente durante la operación normal de la empresa.
- No son activos fijos: A diferencia de los activos fijos, los suministros no se consideran bienes duraderos o de largo plazo, y no están destinados a ser utilizados repetidamente en el ciclo operativo.
- Registrados como gastos corrientes: Además, se contabilizan como gastos corrientes en la cuenta de resultados de la empresa, afectando directamente al cálculo del resultado neto.
- Relacionados con el ciclo operativo: Están vinculados al ciclo operativo de la empresa y son necesarios para mantener la producción o prestación de servicios en marcha.
- Impacto en la eficiencia: La gestión adecuada de los suministros es crucial para mantener la eficiencia operativa de la empresa, ya que un control inadecuado puede afectar los costos y la rentabilidad del negocio.
Funciones
Los «Suministros» desempeñan diversas funciones en el contexto de una empresa:
- Satisfacer necesidades operativas: Por un lado, son fundamentales para satisfacer las necesidades diarias de funcionamiento de la empresa, garantizando la disponibilidad continua de los recursos necesarios.
- Apoyar la producción o prestación de servicios: Por otro lado, proporcionan los insumos esenciales para el desarrollo de la actividad principal de la empresa, ya sea la fabricación de productos o la prestación de servicios.
- Mantenimiento y funcionamiento de equipos: También se utilizan para el mantenimiento y funcionamiento adecuado de equipos, maquinarias y herramientas, prolongando su vida útil y evitando costosos paros en la producción.
- Asegurar la calidad del producto o servicio: Al contar con suministros de calidad, se garantiza que el producto final o el servicio ofrecido cumplan con los estándares requeridos, lo que contribuye a la satisfacción del cliente.
Cálculo y ejemplo
Para calcular el importe de los suministros, primero necesitamos conocer el costo unitario de cada artículo o servicio suministrado y luego multiplicarlo por la cantidad utilizada o consumida.
Ejemplo:
Supongamos que una empresa tiene un negocio de catering y necesita calcular el costo de los suministros utilizados en la última semana. Durante esta semana, compraron 100 kg de frutas a 2.5 € por kg y 50 litros de zumo a 1.8 € por litro. Quieren saber cuánto gastaron en suministros de frutas y zumos.
Cálculos:
Costo de suministros de frutas = Cantidad de frutas compradas x Costo unitario de frutas
Costo de suministros de frutas = 100 kg x 2.5 €/kg = 250 €
Costo de suministros de zumo = Cantidad de zumo comprado x Costo unitario de zumo
Costo de suministros de zumo = 50 litros x 1.8 €/litro = 90 €
Total de suministros = Costo de suministros de frutas + Costo de suministros de zumo
Total de suministros = 250 € + 90 € = 340 €
Por lo tanto, durante la última semana, la empresa gastó 340 € en suministros de frutas y zumos. Este es el importe total que se registrará como gastos de suministros en el estado de resultados de la empresa.
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Errores comunes
Aunque el proceso de contabilización de suministros puede parecer sencillo, existen algunos errores comunes que pueden afectar la precisión de los registros contables y la toma de decisiones financieras:
- No diferenciar entre activos y gastos: Uno de los errores más comunes es no distinguir adecuadamente entre los suministros que deben tratarse como gastos corrientes y aquellos que son considerados activos fijos. No todos los suministros deben contabilizarse como gastos inmediatos, algunos pueden formar parte del activo de la empresa.
- No registrar todas las compras: Igualmente, puede ocurrir que algunas compras de suministros pasen desapercibidas o no se registren correctamente, lo que lleva a una omisión de gastos y a una imagen financiera distorsionada de la empresa.
- Contabilizar incorrectamente el costo unitario: Si el costo unitario de los suministros se calcula erróneamente, esto puede llevar a inexactitudes en los registros y en la determinación del costo total de los suministros consumidos.
- No actualizar los precios de los suministros: Si no se actualizan regularmente los precios de los suministros, puede haber una discrepancia entre el costo registrado y el costo real, afectando la toma de decisiones financieras.
- No asignar los suministros correctamente: En empresas con múltiples departamentos o proyectos, es importante asignar los suministros adecuadamente a cada área para evitar distorsiones en los informes de costos y rentabilidad.
Preguntas frecuentes
Los suministros son bienes y servicios necesarios para el proceso productivo o la prestación de servicios de una empresa. Estos elementos se consumen o utilizan en el curso normal de las operaciones y no forman parte del activo fijo. Pueden incluir desde materiales y herramientas hasta servicios de oficina, papelería, energía, entre otros.
Los suministros se registran como gastos corrientes en la cuenta de resultados de la empresa. Su contabilización se realiza cuando se adquieren o utilizan, y su importe se deduce directamente de los ingresos brutos para obtener el resultado neto. Es importante distinguirlos de los activos fijos, que se registran en el balance de la empresa.
Enlaces a términos relacionados: Compras de mercaderías, Compras de materias primas, Compras de otros aprovisionamientos.
